Defence Online

Type of document: Invitation to tender
Country: Denmark
OJEU Ref: (2019/S 063-146062/EN)
Nature of contract: Supply contract
Procedure: Restricted procedure
Regulation of procurement: EU – with participation by GPA countries
Type of bid required: Global bid

Contract notice
Supplies

Section I: Contracting authority
I.1) Name and addresses
Official name: Aarhus Universitet
National registration number: 41826614
Postal address: Nordre Ringgade 1
Town: Aarhus C
Postal code: 8000
Country: Denmark
Contact Person: Suheyla Savas
Telephone: +45 93508667
Email: udbud@au.dk
Internet address(es):
Main address:

I.3) Communication
The procurement documents are available for unrestricted and full direct access, free of charge,at:
Additional information can be obtained from:
the above mentioned address
Tenders or requests to participate must be submitted:
electronically via:
I.4) Type of the contracting authority
Body governed by public law
I.5) Main activity
Education

Section II: Object
II.1) Scope of the procurement
II.1.1) Title: Begrænset EU-udbud af Rammeaftale for indkøb af møbler til indretning til Aarhus Universitet

Reference number: 2018-152-000239
II.1.2) Main CPV code: 39100000
II.1.3) Type of contract: Supplies
II.1.4) Short Description: Udbuddet vedrører Rammeaftale for køb af møbler til indretning af Aarhus Universitets forskellige lokaliteter.
Ordregiver ønsker at samle indkøb af møbler til indretning af Aarhus Universitets forskellige lokaliteter under en rammeaftale.
Det er Ordregivers tilstræben med den kommende Rammeaftale, at sikre medarbejderne på Aarhus Universitet mulighed for en hurtig og effektiv indkøbsproces af standardmøbler samt mulighed for indkøb af møbler til mere specifikke indretningsopgaver. Ordregiver ønsker at indgå Rammeaftale med leverandører, som kan sikre levering af møbler, som understøtter fleksible indretningsmuligheder og god kvalitet.
Ordregiver ønsker en bred Rammeaftale, som understøtter Aarhus Universitets diversitet. Ordregiver forventer i samarbejde med de kommende rammeaftaleindehavere, at indgå i et effektivt og tæt samarbejde, herunder at sikre dialogen samt hente inspiration til indretning.
II.1.5) Estimated total value:
Value excluding VAT: 15000000 Currency: DKK
II.1.6) Information about lots:
The contract is divided into lots: no
II.2) Description
II.2.2) Additional CPV code(s)
39100000

II.2.3) Place of performance
Nuts code: DK0
Main site or place of performance:Danmark
II.2.4) Description of the procurement:
Udbuddet vedrører Rammeaftale for køb af møbler til indretning af Aarhus Universitets forskellige lokaliteter.
Ordregiver ønsker at samle indkøb af møbler til indretning af Aarhus Universitets forskellige lokaliteter under en rammeaftale.
Det er Ordregivers tilstræben med den kommende Rammeaftale, at sikre medarbejderne på Aarhus Universitet mulighed for en hurtig og effektiv indkøbsproces af standardmøbler samt mulighed for indkøb af møbler til mere specifikke indretningsopgaver. Ordregiver ønsker at indgå Rammeaftale med leverandører, som kan sikre levering af møbler, som understøtter fleksible indretningsmuligheder og god kvalitet.
Ordregiver ønsker en bred Rammeaftale, som understøtter Aarhus Universitets diversitet. Ordregiver forventer i samarbejde med de kommende rammeaftaleindehavere, at indgå i et effektivt og tæt samarbejde, herunder at sikre dialogen samt hente inspiration til indretning.
Ordregiver ønsker at indgå den udbudte Rammeaftale med 3 (tre) leverandører.
Ordregiver har defineret et standardsortiment inden for varekategorierne konferencemøbler, undervisningsmøbler, kantinemøbler, loungemøbler og kontormøbler som Tilbudsgiver skal prisfastsætte i Bilag 1A-1E i forbindelse med tilbudsafgivningen. Når det konkrete indkøb på Rammeaftalen kan foretages inden for standardsortimentet, købes der direkte ind hos den rammeaftaleindehaver, som er nummer 1 (et) i Rammeaftalens rangorden.
Afvigelse fra rækkefølgen kan ske, såfremt Ordregivers saglige og objektive krav til det konkrete køb ikke kan opfyldes af rammeaftaleindehaveren rangeret som nummer 1 (et) på Rammeaftalen.
Vurderingen af, hvorvidt det konkrete køb opfylder Ordregivers krav vil bero på møblernes
1) form og/eller 2) farve og/eller 3) funktion.
Når Ordregiver har behov for indkøb af møbler uden for standardsortimentet vil dette foregå ved miniudbud. Når det konkrete indkøb har en skønnet værdi på over 100 000 DKK ekskl. moms, og at der samtidig er behov for, at rammeaftaleindehaverne som en del af deres tilbud fremkommer med et forslag til indretning af lokalet/området genåbnes konkurrencen ved et miniudbud. Her genåbnes konkurrencen inden for rammeaftaleindehavernes fulde sortiment inden for de udbudte produktkategorier.
Ordren vil blive tildelt den rammeaftaleindehaver som har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud vurderet på baggrund af tildelingskriteriet ”bedste forhold mellem pris og kvalitet” med følgende underkriterier:
– Pris 35-45%,
– Kvalitet 45-50%,
– Æstetik 10-15%.
I forbindelse med miniudbuddet vil Ordregiver fastlægge den endelige vægtning inden for de angivne spænd i underkriterierne, samt specificere de nærmere vilkår, herunder en beskrivelse af de produkter der udbydes og de præcise krav/ønsker i relation til kvalitet, æstetik mv.
Idet det er Ordregivers vurdering, at en opdeling af Rammeaftalen i delaftaler ikke vil give den kommercielt bedste løsning, er nærværende aftale ikke opdelt i delaftaler.
Rammeaftalen træder i kraft den 1.11.2019 og udløber den 31.10.2023.
Levering skal kunne ske til alle Ordregivers adresser i Danmark.
Ordregiver forbeholder sig retten til at anvende delydelsesreglen i udbudslovens § 8, stk. 2 og kan derfor indkøbe af op til 20% af sit samlede forbrug indenfor de udbudte kategorier ved andre leverandører.
II.2.5) Award criteria

II.2.6) Estimated value:
Value excluding VAT: 15000000 Currency: DKK
II.2.7) Duration of the contract,framework agreement or dynamic purchasing system
Start: 2019-11-01End: 2023-10-31
This contract is subject to renewal: no
II.2.9) Information about the limits on the number of candidates to be invited
Envisaged number of candidates: 5
Objective criteria for choosing the limited number of candidates: Såfremt antallet af Ansøgere, der lever op til egnethedskravene, overstiger det antal som Ordregiver ønsker at prækvalificere, gennemføres der en udvælgelse af de egnede Ansøgere, således at alene det rette antal Ansøgere bliver prækvalificeret.
Udvælgelsen sker på baggrund af følgende udvælgelseskriterier:
– Referenceliste over de 3 (tre) betydeligste sammenlignelige opgaver, der er udført i løbet af de sidste 3 år.
– Ansøgers erfaring med indretningshjælp.
Ved vurdering af referencer vil Ordregiver lægge særlig vægt på nedenstående:
– I hvilket omfang referencerne afspejler sammenlignelighed med den samlede opgave i nærværende udbudte aftale.
– I hvilket omfang referencerne vurderes, at repræsentere en geografisk spredning som er sammenlignelige med Ordregivers geografiske spredning i Danmark. Ordregiver har lokationer i Jylland, på Fyn og Sjælland.
Ved vurdering af Ansøgers erfaring med indretningshjælp vil Ordregiver lægge særlig vægt på nedenstående:
– I hvilket omfang Ansøgers erfaring med indretningshjælp for organisationer vurderes at være sammenlignelige med Ordregiver. Med sammenlignelig menes organisationer med stor geografisk spredning, som er karakteriseret af et miljø med mange brugere, hvor der skal tages særlig hensyn til fleksibilitet og anvendelighed.

II.2.10) Information about variants
Variants will be accepted: no
II.2.11) Information about options
Options: no
II.2.12) Information about electronic catalogues
Tenders must be presented in the form of electronic catalogues or include an electronic catalogue
II.2.13) Information about European Union funds
The procurement is related to a project and/or programme financed by European Union funds:no
II.2.14) Additional information: I forbindelse med udbuddet ønsker Ordregiver at foretage en besigtigelse af udvalgte møbler, som Ordregiver har markeret med afkrydsning i Bilag 1A-1E.
Ordregiver har valgt et repræsentativt udsnit af det samlede sortiment, som skal fremvises til besigtigelse, som en del af kvalitetsevalueringen.
Tilbudsgiver skal derfor opstille disse produkter i et showroom, hvor Ordregiver har mulighed for at besigtige produkterne i perioden 24. – 28.6.2019. De nærmere detaljer herom følger umiddelbart efter ansøgningsfasen.
Tilbudsgiveren må være til stede i showroomet ved besigtigelsen, men må ikke svare på spørgsmål angående produkterne eller tilbuddet i øvrigt.

Section III: Legal, economic, financial and technical information
III.1) Conditions for participation
III.1.1) Suitability to pursue the professional activity,including requirements relating to enrolment on professional or trade registers
List and brief description of conditions:Ansøger skal bekræfte, at ansøger ikke er omfattet af en af de i udbudsloven § § 135 og 136 nævnte obligatoriske udelukkelsesgrunde (se ESPD’s afsnit “Udelukkelse”).
Ansøger skal derudover bekræfte, at ansøger ikke er omfattet af følgende frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 137:
— Ansøgeren eller tilbudsgiveren er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likvidationsbehandling, hvis dennes aktiver administreres af en kurator eller af retten, hvis denne er under tvangsakkord, hvis dennes erhvervsvirksomhed er blevet indstillet eller denne befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning, hvor ansøgeren eller tilbudsgiveren er hjemhørende, jf. § 137, stk. 1, nr. 2.
III.1.2) Economic and financial standing
List and brief description of selection criteria: – Ansøgers omsætning i de seneste 3 afsluttede regnskabsår inden for møbler til indretning,
– Soliditetsgraden i de seneste 3 afsluttede regnskabsår.
Minimum level(s) of standards possibly required: – Ansøger skal som minimum have en årlig omsætning på 20 000 000 DKK på møbler til indretning,
– Ansøger skal som minimum have en soliditetsgrad på min 10% i de seneste 3 regnskabsår,
– Soliditetsgraden beregnes således: (egenkapital/total aktiver) * 100
III.1.3) Technical and professional ability:
List and brief description of selection criteria: – Referenceliste over de 3 betydeligste sammenlignelige opgaver, der er udført i løbet af de sidste 3 år,
– Beskrivelse af Ansøgers erfaring med indretningshjælp.

Minimum level(s) of standards possibly required:Ansøger skal beskrive mindst 3 sammenlignelige referencer, der er udført i løbet af de sidste 3 år.
Med sammenlignelighed skal forstås sammenlignelige ydelser der dækker over opgaver, der i størrelse, omfang og indhold vil kunne sidestilles med den ydelse, der vi skulle udføres for Aarhus Universitet i kontraktperioden. Dermed menes, at der ønskes beskrevet 3 opgaver, der har været udført for en part af samme størrelse eller større end Aarhus Universitet omfattende de af udbuddet omfattede 5 produktkategorier. Størrelsen forstås som både antal ansatte i virksomheden, den geografiske spredning, der udgør virksomheden med adskillige leveringssteder som Ordregiver og det estimerede forbrugsvolumen.
Det er en forudsætning for at godkende referencen, at opgaven er udført tilfredsstillende. Ordregiver forbeholder sig ret til at verificere, at opgaverne er udført tilfredsstillende.

III.2.2) Contract performance conditions: – Fremgår af udbudsmaterialets udkast til Rammeaftale,
– Der stilles ikke krav om sikkerhedsstillelse og der er bodsbestemmelser.

Section IV: Procedure
IV.1) Description
IV.1.1) Type of procedure:
Restricted procedure
IV.1.3) Information about a framework agreement or a dynamic purchasing system
The procurement involves the establishment of a framework agreement
Framework agreement with several operators
Envisaged maximum number of participants to the framework agreement:3IV.1.8) Information about the Government Procurement Agreement(GPA)
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement: yes
IV.2) Administrative information
IV.2.2) Time limit for receipt of tenders or requests to participate
Date: 2019-04-26 Local time: 14:00
IV.2.4) Languages in which tenders or requests to participate may be submitted:DA
IV.2.6) Minimum time frame during which the tender must maintain the tender
Duration in months:6(from the date stated for receipt of tender)

Section VI: Complementary information
VI.1) Information about recurrence:
This is a recurrent procurement: no
VI.2) Information about electronic workflows
Electronic ordering will be used
Electronic invoicing will be accepted
Electronic payment will be used
VI.4) Procedures for review
VI.4.1) Review body
Official name: Klagenævnet for Udbud
Postal address: Nævnenes Hus, Toldboden 2
Town: Viborg
Postal code: 8800
Country: Denmark
Telephone: +45 72405600
E-mail: klfu@naevneneshus.dk
Internet address:

VI.4.3) Review procedure
Precise information on deadline(s) for review procedures:
Præcise oplysninger om klagefrist(er):
I henhold til LBK nr. 593 af 2.6.2016 om Klagenævnet for Udbud med senere ændringer (loven er tilgængelig på www.retsinfo.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage:
§ 7, stk. 2. Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet, som ikke er omfattet af stk. 1, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:
1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort;
2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen;
3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk.4;
4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, 2. pkt. § 7, stk. 3. Har en ordregiver fulgt proceduren i § 4, skal en klage over, at ordregiveren i strid med Udbudsdirektivet eller forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende.
Senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 3, stk. 1. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.
Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på naevneneshus.dk
§ 6, stk. 4. Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. § 3, stk. 1 eller 2, eller i den periode på 10 kalenderdage, som er fastsat i § 4, stk. 1, nr. 2. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i de nævnte perioder, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning, jf. § 12, stk. 1.

VI.4.4) Service from which information about the review procedure may be obtained
Official name: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postal address: Carl Jacobsens Vej 35
Town: Valby
Postal code: 2500
Country: Denmark
Telephone: +45 41715000
E-mail: kfst@kfst.dk
Internet address:
VI.5) Date of dispatch of this notice:2019-03-27